这个PPT图表制作指南，你一定用得上!

大家好，我是雅客。

图表是我们在制作幻灯片时用来呈现数据，变化趋势以及分析数据背后所传递信息的图示化工具。

在 Office 2016 这个软件当中，光图表类型就达到了16种。

除去我们最常用到的柱形图，条形图，折线图，饼图，面积图之外还有散点图，地图，股价图，曲面图，雷达图，树状图，旭日图，直方图，箱型图，瀑布图，漏斗图等多种图表。

面对这么多的图表，我们要做的第一件事就是选择合适的图表来呈现我们的数据。

选择合适的图表

我曾看过一个朋友做的图表，数据明明不是表示某个项目占整体的百分比，因为其中所有数加起来已经超过了100%了，但他硬是塞到饼图当中，这就不合理了。

如下图所示，数据只是用来表示哪个因素影响更大一点，为了便于比较，我们应该使用条形图而非饼图。

因为条形图从视觉上，更方便对数据的大小进行比较，而饼图则更多适用于用来表示局部占整体的百分比。

类似的错误还有用饼图来表示一年销售量的变化趋势，用折线图来表示某个项目占整体的百分比等，这些都是对图表属性不理解造成的不正当使用，图表绘制出来之后就容易引起误读或者难以理解。

所以在制作图表之前，我们就要根据我们的信息所要传达的意思，去选择合适的图表来进行呈现。

在 Office 2016 软件当中，每一类图表下面还有不同的分类，即便都是柱形图，但不同的柱形图所代表的含义也有所不同。

比如说，你可以看到柱形图分为了簇状柱形图、堆积柱形图、百分比堆积柱形图还有一些三维的柱形图。

簇状柱形图适用用于对数据进行比较，或者跟时间有相关性的数据进行呈现，堆积柱形图则适用于表示一个国家第一产业、第二产业、第三产业的分布情况。

百分比堆积柱形图则适用于表示三大产业占国民生产总值的比例的变化。如果你不知道怎么区分，可以参考下面我为你准备的图表类型选择参考指南。

对于表示比例的，我们可以使用百分比堆积柱形图，饼图以及百分比堆积条形图来进行表示。

对于用于数据之间对比的，我们可以使用只有单一系列的柱型图（在office 2016当中，选择编辑数据，拖动数据选中的框到系列一的右边，即可实现）、多系列的折线图、以及单一系列的条形图来进行对比。

对于表示数据之间相关性的，比如每个季度GDP受第一产业、第二产业、第三产业的影响程度，我们可以用多系列的柱形图、条形图以及雷达图和散点图来表示。

但在使用雷达图或者散点图这类比较少见的图表之前，要优先考虑受众的接受程度，他们能否看懂这种图表？如果不行那建议还是使用常见的图表类型。

对于表示趋势的，比如说2017年每个月销售量的变化，我们可以使用柱形图、折线图、面积图来进行表示。

而最后数据跟时间是有关系的，我们也可以使用柱形图、折线图、条形图、面积图来进行表示。

以上都是关于如何选择一个合适的图表的介绍，这一点非常重要，一旦选错图表，信息的传达就变得困难或者无效，即便后面图表做的再好看也只是花瓶。

添加图表元素

选中其中一个图表之后，在顶端的菜单栏左边有一个添加图表元素的选项，点击展开它的功能，里面包含了坐标轴、坐标轴标题、图表标题、数据标签、数据表、误差线、网格线、图例、趋势线等元素。

如果我们需要插入横坐标轴，只需要选择坐标轴下面的横坐标即可，如果想删除横坐标轴，再点击一下横坐标轴就可以进行删除。

当然你也可以在图表当中选择横坐标轴之后按键盘上的Del 键进行删除。

如果我们需要更改数据标签显示的位置，比如让数据标签显示在柱形图底端，顶端，中间或者柱形图的外面，那么我们就可以选择数据标签来进行设定。

如果我们要添加垂直的网格线，那么就可以点击网格线这个选项，选择垂直网格线进行添加。如果要删除水平网格线，再次选择水平网格线即可进行删除。

此外在图例选项当中，我们也可以选择图例显示的位置，如果你嫌麻烦也可以在图表上选中图例进行拖动来实现位移。

以上就是过于图表元素添加和删除的一些设定，建议大家在自己的软件上每个功能都实操一下，就能弄清楚每个功能有什么用了。

图表的基础美化

对于大多数职场人士来说，对图表的美化只要做到简单、清晰即可，不需要太复杂的设计。

而要对图表进行美化，则是从图表的构成要素来进行入手，图表是由字体、线条、配色、背景、形状等基础要素构成。

在字体方面，我们要尽量选择无衬线的字体，比如说方正兰亭细黑简体、思源黑体、微软雅黑等字体。

在线条方面，由于图表包含了网格线，一般来说网格线越密集，给人的视觉体验就越糟糕，所以线条我们最好控制在5-6条左右。

设置的方法是，以柱形图为例，先选中图表当中垂直坐标系上的数字，鼠标右键设置坐标轴格式，在右边弹出的窗口当中，我们在单位那里将「大值」的数字增大，那么相应线条的数量就会减少。

除了减少线条数量之外，我们也可以根据实际情况，看线条的存在是否必要，来进行删减。

比如说每个图表上都有相应的数值了，而网格线的作用只是用来辅助我们进行读数，那么此时网格线就没有存在的必要，就可以进行删除。

如果网格线被保留下来，还要注意一个问题就是线条的颜色是否较深，深黑色的线条颜色给人的视觉感受也是不太舒服的。

在这样的情况下，我们可以选中图表当中的线条，鼠标右键，设置坐标轴格式，然后调整线条的透明度，将线条的颜色调至浅灰色或者中灰色，这样看起来会比较舒服。

而至于图表的背景，建议不要进行设置，就选择幻灯片的背景作为图表的背景。

幻灯片的背景是纯白色，那么图表的背景就为纯白，幻灯片的背景为黑色，那么图表的背景就为黑色。

避免造成图表一个背景、幻灯片又有另一个背景，双重背景的情况。

而至于图表颜色，要与幻灯片的主题颜色风格保持一致，颜色最好不要超过四种，不然图表的风格就与幻灯片的主题风格有些不搭。

如果要用的颜色在5种以上，建议改为同一色系不同饱和度的颜色，比如说像下面这张图表一样。

如果你需要调整每个矩形的肥胖程度，那么可以选中图表当中的矩形，鼠标右键设置数据系列格式，在系列重叠中进行调节。

当系列重叠为-100%的时候，柱形图是最为纤细的，当系列重叠在100%的时候，所有系列都重叠在一起，这时候的柱形图也是最胖的。

此外你也可以通过调节下面的分类间距来控制每个柱形图之间的间距。

那以上就是一个图表的美化过程，这里虽然只列举了柱形图一个案例，但其他图表的美化依然是按照字体、配色、背景、线条、形状这些构成图表的基础元素来进行美化的。

相信聪明的你一定可以举一反三，做出好看的图表！

总结

最后，我们来总结一下今天跟大家分享的内容。

第一点是：在绘制图表之前，我们要根据数据信息筛选正确的图表类型。

第二点是：要学会添加图表元素来增加或者删减图表上的元素。

第三点，图表的美化要做到简约清晰，具体要从文字、形状、线条、配色、背景这五个方面入手。

那以上就是今天的全部内容，如果你想学习更多关于图表的知识，可以点击下方链接进行学习。

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