律师 Word 排版常见问题及解决方法

作者=宋佳音辽宁同泽律师事务所
来源=微信公众号 | 法律之端
题图=Nathan Nyx

1
[h1]前言[/h1]前几天看到同事还在以敲回车的方式对word进行分页，我不禁感叹：虽然 Word 是很多律师必备的工具，但是很多人并不会用 word 排版。于是总结下自己平时使用Word排版的相关经验，希望能够对您有所帮助。
2
[h1]环境的设置[/h1]2.1
[h2]显示非打印字符[/h2]Windows 用户在文件→选项→显示，勾选显示所有格式标记。当您调整好后，会看到不同符号的显示，在后面的排版中有着重要的作用。

Windows 用户显示非打印字符

Mac 用户在 word → 偏好设置 → 视图→显示非打印字符（勾选全部）。

Mac 用户显示非打印字符
2.2
[h2]自动保存设置[/h2]Windows 用户在 word 选项→保存，将保存自动恢复的时间间隔修改为 1 分钟。

Windows 用户设置

Mac 用户在 word → 偏好设置 → 保存，将保存时间修改为 1 分钟。

Mac 用户设置
2.3
[h2]禁止标点符号溢出[/h2]Word 在默认中会允许标点符号溢出，这样造成的结果是当标点符号在行尾时，显得极其不美观。建议禁止 Word 的标点符号溢出功能。对比图如下：

标点溢出符号
具体设置过程为，单击右键选择段落，中文印刷样式，不允许标点符号溢出头尾。具体动图如下：

3
[h1]封面[/h1]在制作封面上，笔者喜欢使用绘制表格来进行制作。
首先输入相应的文字，插入→表格→文字转表格，将文字转化成表格。

依据需求，调整表格至理想的位置。

选中表格，选择无框线。

这样作的好处是当你调整文字格式的时候，避免因调整行间距的时候文字发生相应的变动

4
[h1]编号[/h1]在撰写合同的时候，多级列表能够以清晰的逻辑结构呈现合同架构。但很多人总是通过手动调整的方式进行调整，造成的后果是，修改了一处，牵连其它地方也需要修改。其实我们只需要简单的快捷键即可完成。

1. 数字.空格
复制代码
后，word 会自动进入缩进的目录。比如
1. 1.
复制代码
1. enter
复制代码
回车键，自动进入下一级序号。
1. tab
复制代码
，会进入下一级列表。
1. shift tab
复制代码
会进入上一级列表。
1. shift enter
复制代码
软回车，可以在同级列表中写入文字。

编号示意图该图为编号的示意图，在具体使用中，只要熟悉以上快捷键即可：
注意：笔者修改了列表样式。
5
[h1]样式[/h1]word的样式是自动套用的字体、段落、行间距、字间距、序号等格式的一个集合，当然您可以简单的理解为一个高级的格式刷。
我们的目标是为了将下图的红色字体变成样式，如下图所示。

选择一处目标文字，在样式中选择创建样式。

输入样式名称，以便今后的记忆。之后点击修改，修改我们想要的样式。

在格式中修改相应的字体、段间距、行间距等

需要注意的是，要是样式想在今后的目录中显示，在样式基准中选择标题。

这样的话我们的样式就算是创建成功了，之后我们利用

Ctrl

复制代码

键选择其余的两处内容。

之后点击样式，该内容也相应发生变化。

如果我们想对以上样式进行修改，我们随便选择一个样式，比如将字体设置成红色，只要在已经设置好的样式中，单击右键选择更新样式即可，所有的样式随之发生变动。

我们也可以在样式中插入编号，好处是，后面的样式不受文字增删的影响。但是实践中很多人拿手敲打编号的。

在 word 的示图导航窗格中会进行如下的显示：

6
[h1]目录[/h1]在介绍目录之前，我们先简单介绍下，分页符和分节符。
分页符所起的作用是通过手动插入分页符，是 Word 文档强制分页。
分节符起着分割前面的文档的作用。
我们在封面末端光标处插入分页符。

之后引用→目录→插入目录即可。

7
[h1]页码的设置[/h1]
笔者在日常的工作中，需要对页码有三个要求

首页无标点符号
目录用罗马数字表示
正文用阿拉伯数字表示。

依次点击插入→页眉和页脚→页码，这时我们发现一个问题，就是封面会有页码，我们需要在设计中选择首页不同。

在设计→页码→设置页码格式，选择罗马数字或客户要求的格式。

之后设置正文中的页码，注意取消链接前一节的选项。

8
[h1]Word 模板的设置[/h1]平时工作中 word 常用的功能基本已经介绍了，基本熟练掌握了样式，应付日常工作基本没什么问题。但是很多样式毕竟是重复的，您可以通过设置模板的方式，文件→另存为→选择 word 模板：

之后找到模板默认的存放地址：

Windows 用户

Mac 用户
将相应的模板保存到文件夹即可，保存后示意图。

9
[h1]其它小技巧[/h1]

ctrl 可以进行单独选择
alt键区域性选择。
整行选择鼠标移到头的位置快按一下，快按两下选择段落
格式刷快按两下，可以刷无限次。

最后强烈建议大家使用 Office 365 搭配，OneDrive 的自动同步功能。

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