Word附注应用程序2.2使用说明

Word附注应用程序2.2使用说明

Word附注应用程序本身并非多高深，也只是利用MS Office自身功能，并对部分功能进行优化后的结果，在使用时一定要遵守Word及Word附注应用程序本身的规则和适用场景，才不会出现问题，这也是我们在使用任何工具时所需注意的，不能在自己滥用规则的情况下，反过来觉得工具不好。
一设计背景每当年报之时，审计人员就需从Excel中复制粘贴Word附注，这是一个很费时间、很机械的过程，此时，Word附注应用程序应运而生，其通过Word域代码方式将Word表格和Excel表格建立链接，从而可使Excel中数据刷新至对应的Word表格中，进而大幅提高工作效率，并可在一定程度上保证准确率。
二安装程序本程序可至链接：https://pan.baidu.com/s/1WDAQknZlRdQhxpNvyrmzwg（提取码：1tgv）下载，安装时若安装在系统盘，请确保是右键以管理员身份安装，否则在运行本程序时将无读写系统盘权限。
要使用本程序，请确保已安装以下软件：
1、.net framework 4.5.2下载：https://www.microsoft.com/zh-CN/download/details.aspx?id=42642
2、Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime：https://www.microsoft.com/en-us/download/confirmation.aspx?id=48217
三制作模板（一）制作模板前的准备
1、取得事务所Word附注模板（以下简称“原版”）；
2、检查原版的格式是否美观，包括：是否符合事务所本身的行间距等格式要求；对标题行进行检查。如以下表格样式中标题行多出一个换行符或回车符，该回车符并无实际意义，可予以删除，改为表2样式。

之所以需要进行以上处理：
（1）还原后的模板将依赖该原版生成，若该模板格式不符合要求，以后撰写Word附注时均需要修改一次，将增大工作量；
（2）标题进行处理主要因：没必要用两行显示本可在一行中显示的内容；标题行越简单越好，即能在一行的就在一行，减免更新链接时可能对标题行存在合并单元格的更新错误。
另因后续利用两个批注表示一个表格，故若word模板中存在仅一个单元格的表格，请修改为包含至少两个单元格的表格。
（二）开始制作模板
1、运行桌面“Word附注应用程序”后，单击“制作模板”，可见如下主界面：

在初次制作模板时，应按照“第一步”、“第二步”、“第三步”依次执行。
2、第一步：Word模板→W附注模板
此功能为将原版中的表格导入至Excel的“W附注模板”中，为便于标识表格，在导入过程中会将原版中Word表格的上一行文字一同导入至Excel表格上方，该段文字仅为标识作用，“W附注模板”中对该标识进行增减修改操作，对Excel均不会产生影响。Excel中的“W附注模板”将是“第三步：为Word附注创建链接”中还原的Word附注模板（以下称为“带链接模板”）的数据源。
（1）在执行第一步前，请确认是否需记住Word模板中各表格的宽度，若需要，请单击“设置”并勾选 “记录表格原宽度”复选框。勾选后，在第一步导入过程中，后台将记录各表宽度，并在第三步中以该宽度对各表格宽度进行设置，否则，还原后的Word表格将为自动宽度，即为15.22。

（2）单击“第一步 Word模板→W附注模板”，弹出“选择Word附注原版”对话框，并选择事务所下发的Word附注模板。

（3）状态栏将显示导入进度情况，在导入过程中，请不要打开其他Word和Excel文件。若进度很久没有反应，这可能是电脑存在一定的问题，目前暂无法确认导致的原因，只能换一台电脑尝试。

（4）导入完毕后，程序会提示“导入Word表格完毕！”，并会打开一个包括有“W附注模板”的Excel文件，该文件即为Word附注刷新数据的数据源。请保存该Excel文件。
3、第二步：生成并检查W附注范围
该功能将对“W附注模板”中用批注标注的表格逐个进行识别，只有识别后，更新链接时才会将“W附注模板”中增减行情况更新至Word附注中（若从来未增减行，用户可以利用Word自带的右键的更新链接菜单，否则，一定要使用提供的“附注工具”中的“更新链接”进行更新）。
（1）单击“第二步：生成并检查W附注范围”，弹出“选择含有的Excel文件”，即为第一步中包括的Excel文件。

（2）程序运行时，下方任务栏有进度提示，设置完毕后，将弹出“命名范围”对话框，此时需输入与列表不重复的其他名称。输入的名称将保存在安装目录的Area文件夹下，假如输入“BBB”，单击“确定”

4、第三步：为Word附注创建链接
该功能会将第一步中产生的“W附注模板”中的表格依据“第二步”中的“BBB”一一对应还原至原版。替换完成后，带链接模板就生成了。
（1）分别选择Word原版、W附注模板路径及前两者间存在对应关系的范围，或者直接点击“放大镜”按钮，该按钮将自动匹配最近一次运行“第一步”、“第二步”中的路径和最近重命名的范围。

（2）若第一步时选择了“记录表格原宽度”，在第三步还原时将会以原表格宽度进行自动设置每个表格，而非系统默认的15.22。
（3）单击“开始还原”按钮。程序将逐一将原版中Word表格替换为“W附注模板”中的表格，并建立链接。还原时，程序会备份原版Word附注于Backup文件夹下。还原过程比较慢，尽量不要操作其他Word或Excel文件。
（4）运行完毕后，会显示带链接的Word附注文件。至此，“带链接模板”就生成了，只要在Excel中填入数据，再通过“附注工具”—“更新链接”，即可将Excel数据刷新至Word表格中。若事务所或某集团公司依据的Word附注模板均一样，则可由综合组按以上操作完毕并在Excel中设置好相应公式后，将Excel文件及带链接的模板一同分发给各项目组，项目组通过“附注工具-更换路径”即可刷其他公司数据，不必每个项目组再执行以上步骤。“附注工具”使用方法请见下篇文章。
将光标置于表格中后，会出现灰色底纹，其代表包含域代码，在打印时是不会被打印的。
注意
1、第三步替换表格的原理为：首先删除原表格，在加入表格域代码，由于删除表格后，光标会置于原表格的上一行末尾，从而可能导致还原后的该段行格式产生变化。
2、W附注模板Excel文件中的批注在执行完第三步后，已无实质意义，但可作为增减行范围的一个可视化的界面，你也可以删除该批注。
3、通过第三步建立链接后，Word中带链接的表格不能在设置边框，否则，更新链接后，Word表格边框将被取消；Word表格中的字体格式可设置，即使更新链接，也不会影响Word表格的字体。

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