Excel不规范,做表两行泪

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知否派   2019-7-21 04:50   3614   0
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大家好,我是雅客。

数据录入可以说是Excel最基础的内容了,Excel不仅仅是一个数据录入工具,更是一个数据处理的工具。

在Excel中酷炫的操作都是基于数据规范下完成的,做Excel报表、数据分析、数据透视图,数据就是最底层的根基。只有把根基给做稳固了,才能搭建好上层建筑。

而数据录入不规范,导致后期需要对数据进行处理的时候,产生让人头疼的一系列麻烦,有些麻烦可能当事人也不知道如何解决,所以在学习Excel的时候,首先就要学的就是数据录入的规范。



文本中应去除多余空格

有时候我们从其他平台导入到excel的数据,会包含多余的不可见空格,或者有时候我们为了美观,会对文本中间添加一些空格,但是,在做统计和筛选的时候却excel无法识别这些空格。

这里有一份表格,这份表格截取了一家企业员工的部分信息。




现在统计男女生分别有多少人,使用到Countif函数,在一下单元格输入函数公式。




得出的结果是男生有2人,女生计数为4,而肉眼看到表格中男生数量是3个,女生数量是5个,这是为什么呢?




这就是因为数据录入不规范,造成的数据分析错误。

这个例子是因为在录入性别的时候,有些数据里面填充了空格,有的是男,有的是带空格的男,而Excel会认为这两种数据是不同的,所以在计数的时候,只会计数到没有空格的男性别。

而很多时候,有没有空格,用肉眼是很难看的出来的,如果你拿到一份这样的表格,使用函数公式的时候,没有发现错误,也许就会酿成很大的悲剧。

对于一些可能会出现空格的数据分析时,可以使用查找替换,快捷键是CTRL+F,查找内容为空格,这里不是真的填一个中文的汉字“空格”,而是用键盘敲一个空格,替换为什么都不填写,这样就能得到正确的结果了。




其实造成这样的一个结果,也是在初始设置之前没提前预防,进行格式的规范和约束,等事情发送后我们再来进行处理,就比较痛苦了,所以对于这样的数据,我们最好提前设防。



取消合并单元格

合并单元格这个技巧相信90%的人都知道,虽然合并单元格在视觉上看起来确实更加直观,但是对于数据处理而言,会造成许多的麻烦甚至容易产生错误。

在这张表里面,对这里的内容进行合并单元格之后,




如果要对整张表的阅读量数据进行排序,系统就会提示错误。




出错的原因它在这里也有说明,就是若要执行此操作,所有合并单元格需大小相同,就是说如果要对整张表的数据进行排序,请不要合并单元格。

现在我们把这张表里面合并了单元格的去掉再试试看,选中合并的单元格,点击合并后居中这个按钮,那么就取消合并单元格了。




再对阅读量的数据进行从高到低的排序,就可以顺利执行了。




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