Excel有哪些功能深深改变了你的思维？

今天的精选来自于安伟星老师，深入浅出地为你讲解博大精深的Excel思想体系，助你修炼内功心法。敬请享用。
以下为原文：
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图文 | 安伟星来源 | 精进Excel

这是别人向我提问的问题，恰好我一直比较推崇使用Excel过程中体现的思想层面，ExcelHome站长周庆麟老师提出过一个观点：

先进的思想+先进的工具=先进的生产力

我也深有同感，并在第一本书的写过中践行了这一理念。

从Excel小白，到Excel畅销书作家、Excel培训师、Office认证大师、签约作者，Excel这个软件不但给我带来了财富上的收入，而且一定程度上改变了我的职场思维，促使我在职场上走的更远。

这是我对Excel思想体系的认识，分为八个层面：辅助列思想、Excel链接思想、可视化思想、三表思想、构造名称思想、数据思想、结构化思想和数组思想。

这里我一一为你呈现。

01
辅助列思想
“辅助列”来源于几何学。通过创建辅助列可以建立通向解题的桥梁，使得已知条件和目标答案有效地联系起来。如图展示了辅助列与已知条件和目标答案之间的关系。

一个显而易见的道理是，已知条件越少，解题的难度越大，在Excel中也是这个道理，而辅助列在一定程度上有两个作用，这两个作用有效提升了已知条件的数量。

作用①：利用辅助列直接创造一个新的条件。
作用②：利用辅助列转化已知条件，使已知条件间接变得更多。

▌001 利用辅助列创造条件
利用辅助列直接创造一个新的条件的案例很多，比如我们常见的多条件查询。如图所示，要根据左侧数据表查找右侧对应人员对应产品名的销量。

因为本例中我们查找的刚好是数值，可以通过SUMIFS函数进行查找，更常用的方法是使用多条件查询公式：
=VLOOKUP(F2&G2,IF({1,0},$A$1:$A$12&$C$1:$C$12,$D$1:$D$12),2,0) （数组公式，需三键输入）

不管是使用SUMIFS函数还是使用多条件查找公式，都具有一定的难度，并不是人人都会用的。

能不能使用基本的方法来实现这个功能？答案就是辅助列法。

通常我们使用VLOOKUP对一个条件进行查找，多数人都能完成，现在我们需要做的就是，将现有的两个条件转化成一个条件。

如图所示，在数据记录表最左侧添加辅助列，然后利用&或CONCATENATE函数将B、D两列数据合并在一起。这样完成之后，我们要查找的数据就变成为辅助列对应的销量值。

这样设置辅助列之后，查找公式就变成了这样=VLOOKUP(G2&H2,$A$1:$E$12,5,0)，转变之后，公式变得简单了很多，几乎每个人都能掌握了。

这个案例中，辅助列的作用是将多列数据进行合并，相当于又创建出了一个新的条件，操作步骤虽然增多了，但是每一步操作都变简单了，从而问题就迎刃而解。

▌002 辅助列转化条件
利用辅助列转化已知条件的经典案例是制作工资条。
如图所示，是存放员工工资的表格。

要把这样的表格中每一行数据添加上表头，形成如图所示的工资条。这个问题是职场HR面临的最常见的问题，网上对这个问题的解法很多。

我们知道，这个问题的解决思路也是创建辅助列，并构造一列数据，构造的数据如图所示，然后对辅助列进行升序排序，这样就能把下方的空白行一一穿插到工作表中，从而轻易实现工作条的制作。

解决这个问题，用到的是转化的思维：把插入空行转化为利用空行（因为Excel表格中，数据区域之外全部是空行）。

然后通过创建辅助列建立了通向解题的桥梁，使得已知条件（Excel中的空行）和目标答案（将空行和数据行进行穿插）有效的联系起来，问题迎刃而解。

02
Excel链接思想
我们知道设计一个合理的Excel表格，数据最好存放在数据记录表和参数表中，其他所有的表格、图表、公示等都从数据记录表和参数表中引用数据，这样做出来的报表不仅要能准确无误地传递出数据记录表中包含的信息，而且能够与数据记录表保持动态同步。

当我们需要修改数据时，只需要对数据记录表中对应的数据进行修改，那么多有引用这些数据的地方就能够保持同步更新，这就是我所说的链接的思想（也叫牵一发而动全身）。

链接思想，最基本、也最全面的体现就是函数，因为多数函数的参数都可以通过引用单元格（或单元格区域）来实现，“引用单元格”这样的过程直接体现了链接。

举个最简单的例子，在“C2”单元格中输入公式=SUM（A1:A7），就可以将A1:A7单元格中数值的和赋给C2，只要修改了A1:A7中的任意单元格数值，C2中的结果也会产生变化，他们随时保持相等的状态。

这里我们就说，通过公式将A1:A7单元格区域和C2单元格链接起来了。

上面这个简单的例子，大家会觉得不过瘾，我们再来举个高端的应用。

我们知道INDIRECT函数是间接引用函数，它的重要特性是将文本转化为引用：如果参数为文本格式（比如加了引号），INDIRECT将直接计算文本所代表的单元格（或区域）的值。

这就为函数的应用带来一个便利：当引用的数据源被删除时，公式可能返回#REF!错误值，但公式本身内部由于没有直接引用数据源，因此不会在公式字符中产生#REF!错误，那么公式的“自我修复能力”很强。

举个例子，比如SHEET2是公式引用的数据源，那么当Sheet2被删除时类似=Sheet2!A1的公式就会返回错误，不仅结果是#REF!，而且公式也变成了 =#REF!A1，这是一个不可逆的过程，即使新增工作表并重新命名为Sheet2时它也不会恢复。

而使用INDIRECT进行间接引用=INDIRECT("SHEET2!A1")，虽然在删除Sheet2时会返回#REF!，但重新造出一个Sheet2时公式立马就恢复正常（因为公式中的"SHEET2!A1"是一个文本，它没有直接链接到SHEET2）。

想想吧，这是一个更高层面的链接，它链接的是单元格与工作表。当我们的数据源有很多数值要修改更新时，可以直接把旧的数据源删掉，用新的数据源表进行替换，公式可以直接去引用这个新的数据源表。

又比如动态图表，我已经写过几篇文章介绍动态图表，实操篇可以看这三篇文章：
动态图表方法大集合，总有一款适合你！
高效实用的Excel动态图表，原来是这样做成的
教程|教你如何制作高效实用的Excel动态图表

但是这些文章中并没有阐明动态图表的道，也就是说动态图表中公式、名称、图表元素、控件之间的关系到底是怎样的？可以用这张图来说明：

图片转自知乎专栏：ExcelBI，作者：李奇

另外，定义名称、智能表格（Table）、数据透视表都体现了链接思想。比如数据透视表，它作为一种输出呈现报表，对原始数据的调用采用的是动态调用的方式，一旦原始数据发生变化，只要在透视表中使用“刷新”功能就可以同步更新数据。

03
可视化思想
你可能觉得可视化思想很简单，没什么大不了的，但是我告诉你，职场中，懂得可视化思维的职员，绝对受到领导的重视，因为说明你能将复杂的问题简单化。

比如，我在《竞争力：玩转职场Excel，从此不加班》一书中举得一个例子，在懂得可视化表达之前，下面这张图是某位同事做的报告，这是描述商旅乘客生活轨迹的一段话，当时这位同事被上级狠狠批评，因为他根本没有时间去看这大段的文字。

通过可视化表达，上面的文字可用如下的图表进行表示，一图抵千言，你说可视化思维厉害不厉害！

其实在Excel中的可视化指的是狭义的可视化，往简单说就是图形、图表化，大家只要记住：凡是需要展示的数据，都进行可视化处理。

如图是一组产品的销量数据，如果直接拿这样的表格向上级展示、汇报，效果一定是不理想的，比如让你说出来销量前三的产品，用数据表花费大量时间来比对数据，还不一定能解释清楚。

但是，当我们将数据可视化展示之后，数据之间的对比一目了然，如图所示为单元格内可视化，将枯燥的数据转化为形象的进度条和箭头，使得阅读者一眼就可以看出数据之间的大小关系，这就是一种可视化。

另外，也可以将表格转化为图表，如图所示为使用图表进行可视化。

这些内容部分收录在《竞争力：玩转职场Excel，从此不加班》一书中

04
三表思想
Excel三表思想被很多大咖推崇，不少教程中也有提到。但是在一般的Excel使用者中，这个概念的普及度还很低。

三表思想其实有数据库的理念在里面，所以小白用户会觉得离自己比较远，但是如果你有心的话，你会发现，Excel默认的新建工作簿时包含的工作表数量就是3。
可以看出，其实三表思想这个概念，是被微软Excel团队承认的。

那这三表指的是哪三个表呢？
他们是记录表、参数表、汇总表，也有叫做数据源表、参数表、报表的，意思都是一样的。

这里我重点想说明三表之间的关系（还有一个过程处理表是在数据处理过程中出现的，并不会最终呈现出来），如图所示：

Excel最重要的一个功能就是对数据进行处理、分析，可以说只要深刻掌握了三表概念，Excel的很多问题都将变得异常简单。

本文就到这里，关于后四个思想：构造名称思想、数据思想、结构化思想和数组思想，后续我再专门写文章探讨。
原文作者：安伟星，微软Office认证大师，头条签约作者，《竞争力：玩转职场Excel，从此不加班》图书作者，原创公众号：精进Excel（ID：SeniorExcel）。