9个Excel小技巧，让你提升3倍的工作效率！

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Hello，大家好，我是雅客。

Excel是我们在职场当中使用频率很高的一个办公软件，那今天雅客就跟大家分享一些Excel的技巧，来帮助大家提升工作的效率。

1

一秒快速求和

我们经常在使用excel的工作中会涉及到各种数据的求和，大家都知道各种求和的方式非常多，今天我们主要来分享一个简单粗暴的excel超实用技巧，一秒钟快速求和！

以往我们对数据进行求和，可能会在键盘上敲A1+A2+A3+A4，一直加下去，可如果我们的数据量非常大，那这样可以加到下班还没加完……

其实没有那么麻烦，一秒就可以搞定，一起来看看方法吧！

首先，我们要选中求和的区域。接着按下快捷键Alt+=，就可以快速的完成求和啦！

2

自定义单元格格式

除了上面提到的长文本信息之外，一些具有重复性的编号或者代码，比如说JKB5362，这种类型的，前面几个代码是固定的。

那么我们也可以通过一些小技巧，来让系统帮我们自动录入前面的编号。

方法就是，选中你要填充的单元格，鼠标右键设置自定义单元格格式，编辑好单元格的格式之后，就可以让系统自动帮我们进行录入了。

举个例子，公司有一个商品的编号是JKB5362，我们可以看到，这个代码它数字前面的几个英文是固定的。

那么我们就可以选中将要录入的单元格 - 设定单元格格式 - 自定义 - 在类型那里录入代码"JKB"####。

在这里大家要注意一下细节的问题，就是 “JKB” 的双引号一定要在英文状态下录入，因为软件是从英文翻译过来的，所以我们要用英文的双引号，不能用中文的。

英文后面的 #### 代表数字的位数。

如果你按照我的方法去做，最终实现的效果就是这样的，你只要录入后面的编号，前面双引号内的内容，系统就会帮你自动补充。

如果你掌握了这个技巧，那么可以思考一下，如果下次需要录入同一个地方的人的身份证号码或者电话号码，还有同类产品的编号以及邮箱，可以怎么设置？

3

快速调整列宽

在处理Excel文档的时候，你是否曾处理过这样的文档，每列文字都缩到一起，文字都看不到，然后你要逐列去进行调整。

学会接下来这个方法之后，就再也不怕遇到这样的文档了！

选中所有需要调整的行列，然后鼠标双击两个列宽之间的线条，就能让列宽自动适应内容的长度了。

4

自定义序列

虽然在Excel表格中可以排序，有升序和降序之分，但是如果你想让数据按照城市来进行排序，这需要该如何操作呢？

下面雅客就来教你自定义序列，让序列通过你需要的设定选项进行排序。

你要做的是，首先在表格以外的另一个行列输入你想要的正确排序，然后点击文件 - 选项 - 高级 - 编辑自定义列表，将之前列好的序列导入。

然后关掉窗口，选中你需要排序的表格，在菜单栏选择排序 - 自定义排序在次序那里选择自定义序列，找到之前添加的序列，再进行确定就可以完成。

下面的动图就是根据以上操作完成后的预览图。

5

Vlookup函数查找

在日常的工作中，想必你曾遇到过打开一个有几千条数据的报表，然后要从这几千条数据当中找出某些个产品的信息的状况。

如果用查找工具来找，不仅效果慢，而且很容易出错，让之前的工作付之一炬。

然而，使用Vlookup函数就可以极为方便地帮助我们解决这个问题。

那到底该怎么做呢？

首先，在源数据栏的旁边，输入你要查找的数据，然后在需要查找的地方输入Vlookup函数。

那接下来咱们就拿我上面所输入的函数公式来作为案例，来跟大家更具体地讲解。

在VLOOKUP(D2,$A$2:$B$13,2,FALSE)公式当中，D2其实指的就是查找D2单元格的值。

数据范围是A2：B13，这里在选择范围的时候，要注意按键盘上的F4键，变成绝对引用。

因为后面要查找的数据也是在这个范围内查找，不固定的话数据源就会发生变动，导致数据错误或无效。

2 代表的就是从我要的结果是在我选择的范围中的第二列。

而最后的FALSE代表的就是精确查找。

举的这个例子数据源比较少，但在实际工作当中，要是你碰到非常大的数据，这时候就知道这个函数到底有多重要了。

6

数据有效性

在录入数据的时候，你试过给表格当中重复录入同一个值吗？这样做很浪费时间。通过数据的有效性，我们其实就能有效地提前规避这种情况。

操作方法是：选择菜单栏上的数据 - 数据验证 - 设置- 在验证条件下选择自定义，然后录入函数公式=COUNTIF(range，criteria) 。

你看，设置了数据有效性之后，再输入一样的值，系统就会出现提示。

而我在上面这个案例当中所录入的公式是：=COUNTIF(D2:D7,D2)=1。也就是说D2在我选定的范围内只能出现一次。

7

双击自动生成数据

用过Excel的朋友都知道，有序的数据我们可以通过拖拽第一个单元格的数据到最底端，中间就会按照一定的顺序自动生成。

这当然比手动一个个录入要快很多，但这，还不是最快的录入方法。

你想想，如果表格很长很长很长，那你要手动拖拽到什么时候呢？

最快的方法，是用鼠标进行双击。你看，我在录入完公式之后，双击一下，下面的数据就自动填充到表格的最后一栏，非常快捷。

8

选择性黏贴修改数据

在工作当中，如果所有的数据都录好了，但突然要对某项数据进行修改，比如说增加或者减少某项数值。

那么如何才能最快地把所有的数据都修改好呢？其实通过选择性黏贴就可以进行快速修改。

以这个案例为例，我要将所有的产品价格打个两折再进行销售，那么我就可以先在表格旁边输入0.08，然后通过复制-选择性黏贴使用乘法，来进行修改。

使用这种方法来进行简单的运算，比起使用输入公式来进行运算，会更加快捷而且自由灵活度更高。

9

一列数字前批量加汉字

批量在数字前添加文字，主要利用自定义功能

首先，我们可以看到这里有一列数字，选择数据区域a1：a13，右键单击从下拉菜单中选择设置单元格格式选项。

在弹出的设置单元格格式对话框中切换到数字选项卡。

选择自定义，接着在右边的文本框中输入内容为"经济学一班:"000。有多少个数字，就输入多少个0。

点击确定按钮，这个时候你会看到整个数据区域就添加上文字了。遇到类似的添加情况，可以举一反三，根据自己的实际需要添加内容。

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