有福利 I Excel中的九个坑，一多半的人掉进去

很多HR在使用Excel的过程中，
会经常出现各种各样的问题，
其实，很多时候并不是操作不熟练造成的，
而是因为表格的一些不规范操作造成的。
这些不规范操作，犹如自己给自己挖个坑，
然后跳进去......

HR要想提高使用Excel处理工作的效率，
需要认识和了解哪些操作属于不规范的操作，
进而养成正确的习惯，
为数据的快速处理与分析打下良好的基础。

今天我们就来学习下，
在Excel中，有哪些影响工作效率的不规范操作。
看看你有没有遇到过这种情况。

01
多行表头滥用

很多人在设计表格时，习惯使用多行表头，先将标题分为几大类，再进行细分。其实，这种分法没有错，但在数据源表格中不能应用。因为在Excel默认的规则中，表格第1行为标题行，多行表头会给后续的数据处理与分析（如排序、筛选、分类汇总等）操作带来麻烦。

麻烦一：套用表格样式时标题行出错

为表格套用表格样式后，默认会将选择的第1行作为标题行。如果表格拥有多行表头，那么套用表格样式后，表格标题行会出错，而且表格样式可能不会应用于表格中。如下图所示为多行表头应用表格样式后的效果。

麻烦二：影响排序

对多行表头的数据进行排序时，如果多行表头有合并单元格存在，那么通过【升序】和【降序】按钮进行排序时，会打开提示对话框，提示“若要执行此操作，所有合并单元格需大小相同。”信息，如左下图所示。也就是说，要执行排序操作，必须取消单元格的合并，但取消单元格合并后，如果还是多行表头，那么执行排序操作后，表头可能被排在最后或多行表头分开排列，如下图所示。

麻烦三：影响筛选

对多行表头执行筛选操作后，将只会在多行表头第1行添加筛选下拉按钮，如果多行表头不存在合并单元格，那么可以执行筛选操作，对筛选的影响不大；但如果存在合并单元格，那么将不能正常执行筛选操作。例如，下图所示表头中存在合并单元格，进入筛选状态后，只会在合并的单元格右侧添加筛选下拉按钮，并且筛选下拉列表中只能对合并单元格的第1列进行筛选操作。

麻烦四：影响分类汇总

当需要对表格进行分类汇总时，如果表格应用的是多行表头，那么执行分类汇总操作后，将会打开提示对话框，提示“Microsoft Excel 无法确定当前列表或选定区域的哪一行包含列标签，因此不能执行此命令。”信息，如左下图所示。就算单击【确定】按钮能打开【分类汇总】对话框，在【选定汇总项】列表框中也只会出现第 1 行的表头名称，而第 2 行的表字段名称将会以好多列的形式出现。

麻烦五：创建数据透视表时出错

对多行表头的表格创建数据透视表时，会提示数据透视表字段名无效，如下图所示，也就不能创建数据透视表了。因此，在设计数据源表格时，最好避免设计多行表头。

02
多此一举的合计行表

很多人在对数据进行统计和汇总分析时，喜欢人为地加入合计行，觉得查看起来非常直观、方便。其实，人为地添加合计行不仅需要花费大量的时间，而且进行计算或排序时，容易出现很多问题，也不符合表格的设计原则。

如果要想对表格中的数据进行汇总，那么可直接使用Excel的数据透视表或分类汇总功能。这样不仅高效，而且看完汇总结果后，还可快速地将表格恢复原状。需要注意的是，有些人事表格中需要有合计行或合计列。

03
随意合并单元格

在Excel中，并不是完全不能合并单元格，而是要分情况，一般只用于打印的人事表格，可以根据需要进行单元格的合并操作；而对于人事统计表和汇总表，则不要对报表中除了标题行外的其他单元格进行合并操作，因为这会对后续的排序、汇总、筛选和数据透视等工作造成错误。

左下图所示为由于统计表中有合并单元格，导致数据表中的单元格大小不相同，致使排序不能进行；右下图所示为由于统计表中有合并单元格，导致数据透视表不能正确统计数据。

04
字段顺序混乱

字段顺序安排是否合理，直接关系着表格逻辑结构是否清晰。因此，字段顺序应该按事情发展的逻辑顺序进行安排。

例如，制作招聘预算表结构，先厘清结构顺序：招聘批次、招聘部门、招聘人数、招聘岗位、招聘时间，以及招聘渠道、费用等。经过分析整理后，可以得到字段和字段顺序为：项次（批次）、部门、人数、岗位、希望报到日期，如左下图所示。

又如，制作部门绩效考核表，思路顺序应该是：第几次考核、目标绩效、实际完成绩效、完成的比例、未完成的原因、相应的评分等。大体可以确定字段和字段顺序为：序号、目标、目标完成情况、权重、未完成原因分析和自评分，如右下图所示。

05
同类内容名称不统一

在日常生活中，可能觉得“大专”和“专科”两个词没什么区别，但在Excel中，如果要想将一样的内容识别出来，那么输入的内容必须完全一致，否则在执行排序、筛选、公式引用等操作时将无法正确识别。例如，在“人事信息表”中，在学历列中有“大专”和“专科”两个数据名称，实际上“大专”和“专科”是同一学历，但按学历进行排序后，“大专”和“专科”并没有被排列到一起，如下图所示。因此，为了整个统计表的严谨性，在Excel中，同类内容名称必须统一。

06
通过空格来对齐

很多制作者在不知道表格的制作原则和规范时，为了让同列名称数据的宽度保持一致，会人为地在一些数据中添加空格，特别是在姓名数据中最常见，如左下图所示。看起来好像没什么问题，但是在计算、汇总数据时，Excel 不会将“李娜”和“李娜”（有空格）判断为一个人，所以计算或汇总出来的结果将会不正确。例如，在“数据”工作表中查询“李娜”的相关信息，将其显示在“信息查询”工作表中，但在该工作表的 B1 单元格中输入“李娜”后，在“数据”工作表中并没有查询到其相关信息，因为输入的是“李娜”，而非“数据”工作表中的“李娜”（有空格），所以返回的结果均为错误值“#N/A”，如右下图所示。

在数据源表格中，空格是绝对不能出现的，对于已经存在的空格，可采用查找和替换的方法批量删除。

07
不同类别的数据放一起

在Excel中，某些不同类别的数据放置在同一列或同一行，例如，将劳动合同的起止时间放置在同一列，如下图所示。这样做虽然不会影响数据的查看，但当需要根据劳动合同的起止时间对劳动合同的签订年限、续签的时间等进行统计时，就不能使用公式和函数来完成了，只有通过计算器或其他方式来计算，非常不方便。因此，在Excel中，同类数据可以放置在同一列或同一行中，不同类别的数据要分行或分列放置。

如果不同类别的数据已经放置在同一列，如上图所示，要想将不同类别的数据放置在不同的列中，可以通过 Excel 提供的分列功能快速实现。具体操作步骤如下。

步骤01
在工作表中选择需要分列的单元格区域，单击【数据】选项卡下【数据工具】组中的【分列】按钮，如左下图所示。

步骤02
打开【文本分列向导】对话框，保持默认设置，单击【下一步】按钮，如右下图所示。

步骤03
在打开的对话框中选中【其他】复选框，在其后的文本框中输入分隔符号，这里输入“至”，单击【下一步】按钮，如左下图所示。

步骤04
在打开的对话框中单击【完成】按钮，返回工作表编辑区，即可查看分列后的效果，然后对分隔后列的格式进行设置即可，如右下图所示。

08
日期格式不规范统一

在日常工作中，不规范的日期格式经常遇到，如“2018.3.16”“18/3/16”“20180316”“2018”等。这些不规范的日期格式，将会对数据的筛选、排序、公式计算及数据透视表分析等操作造成错误，如左下图所示为 E 列日期格式不正确，导致计算结果显示为错误值“#VALUE！”。因此，必须对日期格式进行规范统一。在Excel中，规范的日期格式一般用“-”“/”符号连接年、月、日，如“2018-3-16”“2018/3/16”等。

需要注意的是，日期格式规范统一的不仅仅是格式，还要注意同一表格中或是同一列中不能有多种日期格式数据，如右下图所示。虽然不会影响计算结果，但会显得杂乱，不规整。

09
数字格式不规范

在Excel中，数据分为文本型数字和数值型数字，文本型数字不能参与计算，而数值型数字可以参与各种计算。虽然在输入过程中，Excel 会自动识别输入的数据类型，但很多人在设置数字格式时，并不注意这些数字格式的规范，有时会将数值型数字转换为文本型数字，导致计算出现错误。

例如，左下图所示为规范的数字进行求和计算，得出的绩效总分；右下图所示为将“工作能力”列的数据更改为文本型数字后，得出的错误结果。

在Excel中，有两种情况需要将数值型数字刻意更改为文本型数字：一种是输入以“0”开头的员工编号；另一种就是位数较多的身份证号码。

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