企业在PPT设计方面有哪些可以提高效率的措施？#公子随记# No.017

【题记】企业在PPT设计方面有哪些可以提高效率的措施呢？公子本周末在上海进行两天的PPT技能培训，和培训的组织方谈到了这个话题，以下是布衣公子的思考。

当前的情况是，很多企业都需要消耗很多员工的宝贵精力去制作PPT，计划汇报、培训课件、项目方案、企业介绍、产品推介等等。存在哪些效率不高的情况呢？

其一、员工的PPT制作水平不高，对于一些高效率的底层技术没有掌握，如主题字体、主题色的设置，快捷键的掌握，幻灯片母版的运用，占位符的运用等等，导致很多人制作PPT还是采用比较笨的方法，而且制作出的PPT也不具备快速调用组合成新PPT的智能设置，如自动配色，自动改变字体等。

其二、单兵独立作战，缺乏从公司层面的团结协作。比如，每个人的技能水平不同，多是独立琢磨，没有打通相互间的技术壁垒；每个人自行搜集各种素材，没有在企业的整体层面去建立设计素材库。

其三、企业没有形成公司的模板标准，没有各种场景的适用模板，如汇报、培训、对外展示等，甚至没有统一的、权威的企业介绍、产品推介PPT，导致员工自行花精力去设计模板，去整合各种企业或产品介绍的材料进行加工设计，一方面员工技能不专业，浪费大量的时间和精力，另一方面，制作出的PPT无论从内容上还是审美上都不够统一，从而对企业的品牌建设带来了伤害。

该怎样从企业的整体层面来提升PPT的设计效率呢？公子结合十几年的职场经验及对职场PPT的细致观察和思考，给出如下三点建议：

第一点，从企业内部挖掘并培养出PPT设计高手、熟手，这些人并非专门为公司制作PPT，而是牵头促进企业员工整体PPT设计水平的提升，特别是掌握十倍、百倍提高效率的主题字体、主题色、快捷方式、幻灯片母版等的底层设计技能。如何促进员工的PPT设计水平的提升呢？可以是培训，可以研讨，相互分享。

那么，如何挖掘或培养这些PPT高手呢？一方面是以他们所制作的PPT作品作为参考来遴选，另一方面，在邀请一些外部讲师内训时，通过学员学习的专注度和学习效果来选拔。布衣公子就在企业内训的过程中帮一些企业选拔并培养了部分PPT高手或潜在高手。当这些人选拔出来后，企业还可以提供学费让他们参与网课或线下课程的培训。

这些PPT高手并不是专门为公司制作PPT的，小公司可以是在HR部门，大公司可以在市场部、品牌部或企业文化部，他们有自己本职的工作，但也可以兼职公司的PPT讲师、答疑人员，甚至参与公司重要PPT的设计制作和公司级素材库的建立等工作。

第二点，建立公司层面的PPT素材库。这个素材库并不包含有版权风险的图片、音乐、视频、矢量插画等离线素材，这些素材如有需要应该通过正规的版权渠道获取。这个素材库应该包含的是：

①THMX主题文件库。这个thmx主题文件要求结合公司的VI标准来制定，并结合具体的使用场景和配色方案灵活设计，形成thmx主题文件库后，方便员工通过替换thmx主题文件来快速切换PPT的字体与颜色方案，甚至将一键开关灯设计都可以嵌入到thmx主题文件中。

②图表图标库。包括各种数据图表如基本的饼图、柱形图，创意图表如仪表盘图表、智能甘特图等；还包括各种关系图表、组织结构图、流程图等，另外还有各种常用的矢量图标。这些图表或图标应全部设置匹配PPT的主题色，方便拷贝使用时自动变色。

这些图表图标库由谁来建立呢？最好指定具体部门来负责，如人力资源部或市场部、品牌部、企业文化部。图表来自于哪里呢？可以从企业的PPT中案例中搜集，也可以由公司的PPT高手创造，不差钱的企业考虑从外部购买然后整理后加入公司的图表图标库。

③排版布局库。包括封面、封底、目录页、过渡页等关键页面的设计，也包括各种图文布局、文字排版、模块化设计等的创意灵感库。最好是已经设计好了主题色，设置了文字的段落与行距，设计了图片占位符甚至动画，方便员工直接调用。

第三点，建立公司的各种场景的PPT模板库和权威的PPT作品库。PPT模板库包含有工作计划或商务汇报模板、培训课件模板、活动宣传模板、会议模板、项目或方案模板等。PPT作品库包括企业介绍、产品推介、品牌宣传、培训课件等。这些模板或作品务必要设计成可以一键变色、一键改变字体或一键开关灯效果的智能设计，方便员工根据不同的使用场景灵活选用并高效率的整合和制作。

如此，必能极大的提升企业的PPT制作效率，从而节约出更多宝贵的时间用在业务上面。

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这是一个很随性的栏目，为了留住碎片化时间里的所见所思所想，少则三百，多则千字。这也是一种持续的知识管理行为，同时也锻炼公子的文笔以提高输出效率，笔耕不辍，才能越写越顺手。

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