如何使用Word邮件合并技术批量处理文档

Word 2013提供了强大的邮件合并功能，该功能具有极佳的实用性和便捷性，如果用户希望批量创建一组文档（例如一个寄给多个客户的套用信函），就可以使用邮件合并功能来实现。
[h3]1）什么是邮件合并[/h3]  Word的邮件合并可以将一个主文档与一个数据源结合起来，最终生成一系列输出文档，利用“邮件合并”技术可以创建信函、电子邮件、传真、信封、标签、目录（打印出来或保存在单个Word文档中的姓名、地址或其他信息的列表）等文档，在此需要明确以下几个概念：
1）创建主文档
  主文档是经过特殊标记的Word文档，它是用于创建输出文档的“蓝图”。其中包含了基本的文本内容，这些文本内容在所有输出文档中都是相同的，比如信件的信头、主体以及落款等。另外还有一系列指令（称为合并域），用于插入在每个输出文档中都要发生变化的文本，比如收件人的姓名和地址等。
2）选择数据源
  数据源实际上是一个数据列表，其中包含了用户希望合并到输出文档的数据。通常它保存了姓名、通讯地址、电子地址、传真号码等数据字段。Word的“邮件合并”功能支持很多类型的数据源，其中主要包括下列几类数据源：
l Office地址列表：在邮件合并的过程中，“邮件合并”任务窗格为用户提供了创建简单的“Office地址列表”的机会，用户可以在新建的列表中填写收件人的姓名和地址等相关信息。此方法最适用于不经常使用的小型、简单列表。
l Word数据源：可以使用某个Word文档作为数据源。该文档应该只包含1个表格，该表格的第1行必须用于存放标题，其他行必须包含邮件合并所需要的数据记录。
l Excel工作表：可以从工作簿内的任意工作表或命名区域选择数据。
l Microsoft Outlook联系人列表：可直接在“Outlook联系人列表”中直接检索联系人信息。
l Access数据库：在Access中创建的数据库。
l HTML文件：使用只包含1个表格的HTML文件。表格的第1行必须用于存放标题，其他行则必须包含邮件合并所需要的数据。
3）邮件合并的最终文档
邮件合并的最终文档包含了所有的输出结果，其中，有些文本内容在输出文档中都是相同的，而有些会随着收件人的不同而发生变化。
[h3]2）使用邮件合并技术制作邀请函[/h3]如果用户要制作或发送一些信函或邀请函之类的邮件给客户或合作伙伴，这类邮件的内容通常分为固定不变的内容和变化的内容。
下面就介绍如何腹胀邮件合并功能将数据源中邀请人的信息自动填写到邀请函文档中。利用“邮件合并分步向导”批量创建信函的操作步骤如下：
（1）打开邮件→开始邮件合并→邮件合并分步向导。
（2）打开“邮件合并”任务窗格，进入“邮件合并分步向导”的第1步（总共有6步）。在“选择文档类型”→选择一个希望创建的输出文档的类型（本例选择“信函”）。
（3）单击“下一步”：进入正在启动文档的第2步，在“选择开始文档”中→选中“使用当前文档”，以当前文档作为邮件合并的主文档。接着单击“下一步”：进入选取收件人的第3步，在“选择收件人”→选择“使用现有列表”，然后单击“浏览”。
（4）打开“选取数据源”对话框，选择保存客户资料的Excel工作表文件，再选择保存客户信息的工作表名称。然后单击“确定”按钮。
（5）打开 “邮件合并收件人“对话框，可以对需要合并的收件人信息进行修改。
（6）选择了收件人的列表之后，单击“下一步”：进入撰写信函的第4步。如果用户此时还未撰写信函的正文部分，可以在活动文档窗口中输入与所有输出文档中保持一致的文本。如果需要将收件人信息添加到信函中，先将鼠标定位在文档中的合适位置，然后单击“地址块”、“问候语”等，本例单击“其他项目”。
（7）打开 “插入合并域”对话框，在“域”列表框中，选择要添加到邀请函邀请人姓名所在位置的域，本例选择“姓名”域，单击“插入”按钮，再单击“关闭”按钮。文档中的相应位置就会出现已插入的域标记。
（8）这时打开邮件→编写和插入域→规则→选择“如…那么…否则…”命令，打开“插入Word域”对话框，在“域名”下拉列表框中选择“性别”，在“比较条件”中选择“等于”，在“比较对象”中输入“男”，在“则插入此文字”中输入“先生”，在“否则插入此文字”中输入“女士”，单击“确定”，这样就可以使被邀请人的称谓与性别建立关联。
（9）在“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步”：进入预览信函的第5步，单击“”按钮，查看具有不同邀请人姓名和称谓的信函。
提示：如果用户想要更改收件人列表，可单击“做出更改”选项区域中的“编辑收件人列表”，在随后打开的“邮件合并收件人”对话框中进行更改。如果用户想要从最终的输出文档中删除当前显示的输出文档，可单击“排除此人”按钮。
（10）预览并处理输出文档后，单击“下一步”：进入完成合并的“邮件合并分步向导”最后一步。在“合并”选项区域中，用户可以根据实际需要选择单击“打印”或“编辑单个信函”，进行合并工作。本例单击“编辑单个信函”为例。
（11）打开“合并到新文档”对话框，在“合并记录”中选择“全部”。
  这样，Word会将Excel中存储的收件人信息自动添加到邀请函正文中，并合并生成新文档，在该文档中，每页中的邀请函客户信息均由数据源自动创建生成。
[h3]3）使用邮件合并技术制作信封[/h3]Word 2013的邮件合并技术提供了非常方便的中文信封制作功能，只要通过几个简单的步骤，就可以制作出既漂亮又标准的信封，操作步骤如下：
（1）打开邮件→创建→中文信封，打开如图1.58所示的“信封制作向导”对话框开始创建信封。
（2）单击“下一步”按钮，在“信封样式”下选择信封样式，并根据实际需要选中或取消选中有关信封样式的复选框。
（3）单击“下一步”按钮，选择生成信封的方式和数量，本例选中“基于地址簿文件，生成批量信封”。
（4）单击“下一步”按钮，从文件中获取并匹配收信人信息，单击“选择地址簿”，打开“打开”对话框，在该对话框中选择包含收信人信息的地址簿文件，然后单击“打开”按钮，返回到“信封制作向导”对话框。
（5）在“地址簿中的对应项”中分别选择与收信人信息匹配的字段
（6）单击“下一步”按钮，在“信封制作向导”中输入寄信人信息。按照向导中的提示，分别输入寄信人的姓名、单位、地址和邮编。然后，单击“下一步”→单击“完成”，这样，Word就生成了多个标准的信封。