科技论文写作WORD必备技巧——排版

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第一部分 Word排版
1.1 基本知识
1.1.1 常用快捷键
1.1.2 窗口操作
1.1.3 文字排版
(1) 选择文本块
(2) 文本格式
(3) 格式刷的应用
1.1.4 段落排版
(1) 段落格式
(2) 段落样式
(3) 样式的传送
(4) 格式刷的应用
1.1.5 节的排版
(1) 节的概念
(2) 节的格式
(3) 节的格式设置
1.1.6 表格排版
(1) 创建表格
(2) 表格的格式操作
(3) 文本与表格的转换
(4) 表格排序
(5) 制表符的应用
(6) 插入Excel图表
1.1.7 图片排版
(1) 各种格式的图形文件
(2) 插入图片
(3) 图片的修剪
1.1.8 绘图功能
(1) 绘图画布
(2) 形状的操作
(3) 形状的格式
(4) 叠放层次
(5) 形状的组合
(6) 网格线的应用
(7) 画布的格式
(8) 图文框的应用
1.1.9 查找与替换
(1) 查找
(2) 替换
(3) 格式的查找和替换
(4) 特殊格式（字符）的查找和替换
1.1.10模板
(1) 模板文件
(2) 默认模板
(3) 自动更正
(4) 拼写检查
(5) 自动图文集
第一部分 Word排版
1.1 基本知识
1.1.1 常用快捷键
通过菜单项或工具栏右键菜单的【自定义功能区】打开键盘的【自定义】对话框，可察看、修改很多WORD命令的快捷键。下表是部分命令的常用缺省快捷键。
快捷键Ctrl+
命令
作用
Y
【编辑-重复】或快速访问栏中【重复键入】
进行一项操作后，重复前一次操作。
Alt+I或F2
【文件-打印】
进入【打印预览】界面。
]与[
【字体-增大与减小字体】*
将所选文本的字体大小增加或减少1磅。
=与+
【字体-下标与上标】
光标或所选文本切换为下标与下标位置。
Ｌ，E，J，R
【段落-文本左＼居中＼两端＼右对齐】
分别使段落左、居中、两端、右对齐。
M，T，Shift+T
【段落-左缩进】，【后行缩进与前进】
使段落整体缩进、后行增加或减少缩进。
1，2，5，）
【段落-行距单倍、双倍或1.5倍，段前加空行】
调整行间距与段前空行**。
Enter
【插入-分页】
分页。
Shift+ Enter
【页面设置-分栏符】
分栏。
*按钮标注的快捷键无效。
**重复Ctrl+）时取消段前空行。
此外，还有两个不使用Ctrl键的常用快捷键：强制换行【Shift+Enter】，换行而不产生新的段落，标记为向下的箭头；插入点往返【Shift+F5】，可将光标依次移到最近三次的光标插入点的位置。
1.1.2 窗口操作
前期WORD版本窗口中的热点很多，点击有些热点时，可以弹出各种对话框，现在这些功能都被工具按钮取代。
热点
效果
工具栏右端下方的“一字型”按钮。
将窗口分割为两个可独立操作的窗口，可双击与拖拽*。
“一字型”按钮下方的【标尺】按钮。
显示或关闭标尺。
左标尺顶端的【制表符】按钮。
单击时切换各种形式的制表符。
标尺刻度区域。
双击弹出【页面设置】对话框。
上标尺中任何一个【游码】。
双击弹出【段落】对话框。
标尺刻度区域下方。
点击时设置制表位
【标题栏】中部。
双击切换窗口【还原/最大化】，可拖拽窗口位置。
下方【状态栏】左边。
双击弹出【查找与替换】对话框的【定位】标签**。
【菜单栏】、【工具栏】
右键弹出【WORD选项-自定义功能区】对话框。
*同时看到文本前后两处，给编辑带来很大方便，按【Alt+Shift+C】快捷键或拖拽分割线可返回单窗口状态。
**现在版本根据不同工具按钮弹出相应对话框：【页面】按钮的对话框为【查找与替换】，【字数】按钮的对话框为【字数统计】，【校对】按钮的对话框为【校对选择】，【中文（中国）】按钮的对话框为【语言】，【插入】按钮可切换插入与改写。此外，状态栏右边的工具按钮也可以直接进行【视图】菜单下的选择视图与显示比例的操作。
1.1.3 文字排版
(1) 选择文本块
选择文本块有很多方式：
1) 用鼠标从文本块端点拖动到另一端点；
2) 将光标放在文本块端点，用【Shift+方向键】（而【Ctrl+Shift+方向键】则保持所选文本块为完整的词或行）；
3) 将光标放在文本块端点，在文本块另一端点处按住【Shift】键单击鼠标。
4) 在文本中某处双击鼠标，则选中该处一个单词（或中文词）。
5) 将鼠标移到页面左边，当鼠标变为【指右箭头】时单击则选中文本的一行，双击则选中文本一个段落，拖动时可选择数行。
6) 将光标放在文本内，按【Shift+Home】或【Shift+End】，则可选择前半行或后半行文本；按【Ctrl+Shift+Home】或【Ctrl+Shift+End】，则可选择前半截或后半截文本。
7) 在文本中三击鼠标，则选择所在文本块段落。
8) 按快捷键【Ctrl+A】，或将鼠标移到文本块前面，当鼠标变为【指右箭头】时【Ctrl+单击】，可选择整个文档。
注意：【Ctrl+方向键】不选择文本块，而使插入点在文本中按词或按段移动。
(2) 文本格式
选中文本块后，利用【开始】菜单（旧版本的【格式】菜单）下的【字体】工具栏中的按钮（或【字体】对话框），可对文本的【字体】格式进行设置。字体格式包括字体、字号、字母大小写、拼音标注、边框、字形（加粗、倾斜）、下划线、着重点、颜色、字符间距、效果（删除线、上下标、背景色等）、底纹、加圈等。
(3) 格式刷的应用
当选择文本块有统一的格式时，WORD反应出一定的格式状态（未选择文本块时为光标所处插入点前一字的格式），这时单击工具栏中的【格式刷】按钮，鼠标变成刷子形状，用此刷子形鼠标拖动选择其它文本块，会使其与持格式刷前原来文本块的格式一致。
如果要用同一格式更改文本的多处地方，则需双击格式刷，这样可使鼠标一直保持刷子形状。按Esc键或者再次点击工具条中的格式刷按钮或做键盘输入操作，都能退出鼠标的格式刷状态。
1.1.4 段落排版
(1) 段落格式
除了从属于段落的字体格式之外，段落还有其专门的格式，具体包括有项目符号、编号、缩进、中文版式、对齐、行距、分页换行规则、制表符设置等。
当我们选中段落（一个段落时只需光标落在此段落中）之后，利用【开始】菜单（旧版本的【格式】菜单）下的【段落】工具栏中的按钮（或【段落】对话框），可对段落格式进行个性化设置。
(2) 段落样式
段落样式由段落的所有格式（含字体的共同格式）构成。在【开始】菜单的【样式】工具栏中，给出了很多常用的具有不同大纲级别的供选默认样式，利用它们可以快速的设置段落的样式。以下是几个调用常用样式的快捷键：【Ctrl+Shift+N】正文，【Ctrl+Shift+L】列表项目符号，【Alt+Ctrl+1】标题1，【Alt+Ctrl+2】标题2，【Alt+Ctrl+3】标题3。
利用【样式】对话框，可以观察当前段落的样式，并能进行样式命名、样式修改（用快捷键【Ctrl+Shift+S】可调出【应用样式】对话框对当前段落的样式进行更名与修改）、样式管理、段落查询与选择、段落样式指配、段落样式清除等操作。
通过【文件-选项-高级】，将【草稿与大纲视图样式区窗格宽度】设置为非零数，则在【大纲视图】与【草稿视图】下的【样式区】中能看到文档各段的样式。
在【文件-打印】对话框中选择打印【样式】，可以打印当前编辑文档的样式列表。
(3) 样式的传送
在编辑文档中粘贴带有新样式的文本时，样式列表中就有了这个新样式。若编辑文档含有粘贴文本所包含的样式名时，则同名样式与编辑文档的样式一致。若粘贴文本包含50个以上的样式时，则粘贴文本的源文档中的全部样式被复制到编辑文档中。
(4) 格式刷的应用
同格式刷在字体格式中的使用，可在选择某段落文本块或光标处于某段落后，点击【格式刷】按钮，再点击（尽量避免拖动）其它段落，以完成段落样式的复制。
1.1.5 节的排版
(1) 节的概念
通过【页面布局-分隔符】的【分节符】按钮，可在文档的段落之间插入分节符，使文档分为若干节，在不同的“节”可设置不同的节格式。
(2) 节的格式
节格式主要包括文字方向、页边距、纸张方向、纸型、分栏（为对齐分栏节各栏的高，应在此节最后插入【连续】的【分节符】）、行号、版式、脚注、注解、页眉、页脚、页码（含格式、位置、进度）等。
(3) 节的格式设置
节的格式设置有三个途径：①【页面布局-页面设置】中的工具按钮或【页面设置】对话框；②【插入-页眉和页脚】中的【页眉】、【页脚】、【页码】对话框进行设置；③双击文档上下空白处进入编辑页眉页脚界面后利用【页眉和页脚工具】。
很多节的格式可用于全篇文档或插入点的前与后。而对于页眉、页脚、页码等格式时，要利用【页眉和页脚工具】的【链接到前一条页眉】的选择，确定是否需要中断节与节之间的链接。若要删除多节的页码，则需用【全选】后按删除键。如果计划把文档分成多个节，则应在分节前插入页码，以免需要在每节中反复设置页码。
1.1.6 表格排版
(1) 创建表格
用【插入-表格】中工具按钮打开【插入表格】对话框，可以快速地在插入点处创建较为精细的表格。
(2) 表格的格式操作
表格创建后，可在表格的右键菜单中选择对表格的各种操作，也可用下列快捷方式进行表格操作。
快捷方式
作用
在表格某行尾按【Enter】键或在表格右下角的格中按【Tab】键。
插入或增添新行。
在表格某列顶部当鼠标为向下箭头时点击。
选择表格的一列。
将鼠标移至选表格左侧指针为指右箭头时单击。
选择表格的一行。
将光标放在某格，按住Shift键用点击另一格。
选择表格以这两格为对角线的矩形块。
点击表格左上角控柄或关闭Num Lock后按Alt+5（数字键盘）。
选择整个表格。
拖动表格竖线或按住Shift键拖动标尺中的【移动表格列】。
调整表格竖线的位置。
拖动标尺中的【移动表格列】或按住Shift键拖动表格竖线。
伸缩表格左列的宽度。
按住Ctrl键，用鼠标拖动标尺中的【移动表格列】或表格竖线。
表格宽度不变，竖线右边格按比例挤紧或放松。
(3) 文本与表格的转换
光标处于表格上后，用【表格工具-布局-数据】打开【转换为文本】对话框，设置【分隔符】后可将表格转化为文本。
选择部分文本后，用【插入-表格】打开【插入表格】对话框，再打开【文本转换成表格】对话框，在其中可选【表格列数】（有适当的默认值）和【行分隔符】后可将文本转换为表格。
(4) 表格排序
表格的每一行表示一条【记录】，表格排序就是改变这些【记录】的上下位置。表格的第一行通常默认为是各列的标题名而不参加排序，如有需要可在【排序】对话框中设置使第一行单元格参加排序。
具体方法：将插入点放在拟排序的表格中，用【表格工具-布局】打开【排序】对话框设置规则，即可进行表格排序。
(5) 制表符的应用
反复单击标尺栏左上端【制表位类型】按钮选择制表符类型后，可在标尺栏设置多个所需类型的【制表位】，这些【制表位】可用鼠标将之拖移或删除（拖出标尺）。如果需要精确设置其位置，则可以双击打开【制表位】对话框，在其中设置制表位位置、对齐方式与前导符，这在编辑目录时很有用。
当段落中设置制表符后，就相当于此段落成了一行多列的无边框表格，按Tab键可使后面的文字按所设制表位类型与位置进行排版。利用这一特性，可得到分列对齐的效果。
(6) 插入Excel图表
利用Excel强大的数据处理功能，在Word中插入Excel可带来很大的便利。
用【插入】-【图表】可插入Excel图表，通过右键菜单可进行【更改图表类型】与【编辑数据】等操作。
用【插入】-【对象】-【Microsoft Excel工作表】，可插入Excel工作表，通过右键菜单或双击可对工作表进行编辑。
1.1.7 图片排版
(1) 各种格式的图形文件
文件类型
扩展名
文件类型
扩展名
AutoCAD 2-D
DXF
Lotus 1-2-3
PIC
Computer Graphics Metafile
CGM
Macintosh PICT
PCT
CompuServe GIF
CGM
Micrografx Designer 3/Draw Plus
DRW
Corel DRAW
CDR
PC Paintbrush
PCX
DrawPerfect
WPG
Tagged Image File Format
TIF
Encapsulated PostScript
EPS
Windows Bitmap
BMP
HP Graphic Language
HGL
Windows Metafile
WMF
Kodak Photo CD
PCD
(2) 插入图片
由于Word自带了一些图片格式转换工具，因此可将许多不同格式的图片直接插入文档。
用【插入-插图】菜单中的【图片】、【剪贴画】按钮，就能在文档中插入各种图片。使用【剪接板-复制-粘贴】也是插入图片的一种有效方法。
(3) 图片的修剪
插入Word文档的图片除用鼠标拖拽伸缩的方法之外，还能选中图片后用【图片工具-格式】给图片进行加边框、加相框、裁剪（除裁剪工具外也可加负数的空白边）、配文字等编辑。
1.1.8 绘图功能
(1) 绘图画布
选择【插入-插图】的【形状】工具条中的各种形状后，可直接在文本中绘制、编排各种图元对象，形成悬浮在文本中的绘制插图。为了操作方便与规范，可在【形状】工具条中选择【新建绘图画布】，然后在画布中绘图。
(2) 形状的操作
创建形状：选择形状后通常需要用鼠标拖动创建形状，若在释放鼠标时按住【Shift】键，则产生特别的效果（圆、等边三角形、正方形、水平铅锤或45度直线）。
调整形状：拖动形状的调节点，可对图形的大小实行伸缩、旋转，若在释放鼠标时按住【Shift】键，则也会产生特别的效果（保持长宽比例不变、保持直线方向不变）。
移动形状：选中图形边框，当鼠标为四箭头形状时拖动，可移动此形状，若在释放鼠标时按住【Shift】键，则会产生特别的效果（形状的新位置与原位置是水平或铅锤移动）。
复制形状：在移动形状时按住【Ctrl】键，可复制此形状，若在释放鼠标时按住【Shift】键，则也会产生特别的效果（复制形状与原位置形状是水平或铅锤移动）。此外用快捷键【Ctrl+D】也可复制形状。
(3) 形状的格式
用形状的右键菜单可打开【设置形状格式】对话框，可对形状的边框、填充、线条、字体颜色等进行设置。在数学绘图中，通常需要将文本框的【填充颜色】与【线条颜色】设为【无颜色】。
(4) 叠放层次
为了有效地利用形状之间的遮挡，可以通过右键快捷菜单选择【叠放层次】调整形状的层次。
(5) 形状的组合
选中多个形状后，在其中一个形状上用右键快捷菜单的【组合】可将之组合为一个整体，这样能使其相对位置保持不变。对于已经组合的形状，用右键快捷菜单选择【取消组合】可分解为多个形状。
(6) 网格线的应用
用【页面布局-排列】中的【对齐-网格设置】可打开【绘图网格】对话框。通常需将水平间距由默认值【0.5字符】修改为【0.01字符】，这样可使绘图中的形状的位置与尺寸更加精准。通过【页面布局-排列】中的【对齐-查看网格线】可使网格线显示出来，当网格线很稠密时，我们观察不到。
(7) 画布的格式
画布与形状一样，可用右键菜单的【设置绘图画布格式】打开【设置形状格式】对话框进行画布常规格式的设置。用右键菜单的【其它布局选项】打开【布局】对话框进行画布布局格式（位置、环绕、大小）的设置。
当画布中的图形完成之后，应尽量缩小画布，以便整体排版。
(8) 图文框的应用
【图文框】因其功能被文本框完善的对象嵌入方式代替，在菜单与工具中不见其踪迹，可用【自定义】对话框【插入命令】中找到其工具按钮。在WORD2010中，可将【插入图文框】设置在快【速访问工具栏】。从精确定位图片对象与操作方便性而言，使用图文框还是有其价值的，用之可以克服在文本框内嵌入图片的版式无法改变的不足，用之还可以迅速框住已有的文本与对象构成框元件。注意图文框由其最近的段落支持，它与支持的段落总在同一页上。在框住了的图形中加标题时，选中图文框后按回车出现段落标记，便可输入文字。页码通常被置于图文框。
1.1.9 查找与替换
(1) 查找
用【开始-编辑-查找】菜单打开【导航】对话框，通过【查找选项和其他搜索命令】下拉菜单可进行查找对象的选择、查找选项、打开【查找和替换】对话框的操作，也能在搜索框内输入文字在文档中查找相同文字。查找到的文字或对象在文档中会被突出显示，利用【导航】对话框中【上一处】与【下一处】查看，也可利用【文档的页面】进行查看。
(2) 替换
选择一个词组（字数不宜过多）后，用【开始-编辑-替换】菜单打开【查找和替换】对话框，则【查找内容】默认为所选词组。退出【查找和替换】对话框，选择输入查找和替换范围（字数不宜过少）后，再次进入【查找和替换】对话框，补充输入【查找内容】与【替换为】的文本，就可使用【替换】、【全部替换】、【查找下一处】等操作按钮。如果之前没有选定查找和替换范围，则上述操作按钮作用范围由【更多-搜索】的列表确定。
(3) 格式的查找和替换
除可对文本的一般性查找与替换之外，利用【更多-搜索选项】的复选与【更多-格式】的列表可对符合选项与格式的文本进行查找与替换。如果只限于某种格式的替换，可在【查找内容】与【替换为】内不输入任何文字。
(4) 特殊格式（字符）的查找和替换
很多格式需要使用一些不能键盘输入的特殊标记或符号，在【查找和替换】对话框中可用约定的组合键表示这些符号，帮助我们进行相应的查找和替换。
表格 i
特殊字符
输入组合键
特殊字符
输入组合键
段落标记（回车符）
^p
尾注标记
^e(仅限查找内容)
制表符
^t
脚注标记
^f(仅限查找内容)
任意字符、数字、字母
^?，^#，^$(仅限查找内容)
域
^d(仅限查找内容)
分节符号§
^%
图形
^g(仅限查找内容)
分栏符
^n
手动换行符（软回车）
^l
段落符号
^v
手动分页符
^m
省略号（半角、全角）
^i，^j
不间断连字符(标点显示横线)
^~
长划线、短划线
^+，^=
不间断空格（标点显示小圆圈）
^s
四分之一全角空格（形如 |）
^q
可选连字符(标点显示为横折)
^-
查找内容
^&(仅限替换内容)
分节符
^b(仅限查找内容)
无宽可选分隔符(标点显示回形)
^x
空白区域
^w(仅限查找内容)
无宽非分隔符(标点显示实心回形)
^z
剪贴板内容
^c(仅限替换内容)
用【插入-符号】的【符号】对话框，可在文本中插入键盘不能输入的字符后，采用选中后打开【替换】或复制粘贴方法将之填写到【查找和替换】对话框中。
【符号】对话框中包含了大量的常规字符和特殊字符，很多特殊字符都有默认的快捷键，对于需要经常使用的字符，可在【字符】对话框中设置快捷键，以便随时调用。下面是几个特殊字符快捷键：

快捷键
字符
快捷键
字符
快捷键
字符
Ctrl+`+a
à
Ctrl+@+a

Ctrl+Alt+t

Ctrl+~+a

Ctrl+&+a
,
Ctrl+Alt+r

Ctrl+^+a

Ctrl+Alt+.
…
Ctrl+Alt+c

在【字符】对话框中，字体选择不同，可供选用的字符有很大的差异，有趣的是在字体Wingdings下的符号有很多边框装饰。
1.1.10模板
(1) 模板文件
Word为用户提供了大量的Word模板，在完全安装Office（或选择安装其中Word模板）后，可以在C:\Users\Administrator\AppData\Roaming\Microsoft\Templates目录下找到这些模板文件（位置与操作系统有关）。模板文件中除内容（可以为空白）及其表现格式外，其重要内涵应是设置的样式、页面布局、自动更正等的规则与数据。
点击模板文件或通过【文件】-【新建】对话框-选择模板，可以创建基于模板文件的Word文档。
用户将设计好的Word文档保存为Word模板，并存放在C:\Users\Administrator\AppData\Roaming\Microsoft\Templates中，则可在【文件】-【新建】-【我的模板】中调用此模板。
(2) 默认模板
Word的默认模板是指新建文档时自动采用的Normal.dotm模板，其路径为C:\Users\Administrator\ AppData\Roaming\Microsoft\Templates。对此模板文件进行编辑后另存为其他路径其他名称的*.dotm文件，再移至Normal.dotm相同目录内，改名或删除原Normal.dotm后，将新模板改名为Normal.dotm，则可得到新的默认模板。
(3) 自动更正
为了方便输入一些特殊的字符或长字符串，可定义“自动更正规则”，当由键盘输入某字符串时，该字符串会自动更改为指定的字符串。如为了输入符号“”，按照默认的“自动更正规则”，输入“(r)”就能自动更正出“”。通过【文件】-【选项】-【校对】-【自动更正选项】（旧版用【工具】-【自动更正】）可设置多种自动更正规则。
当自动更正的结果不是所想时，可用【撤销】取消自动更正。有时回车后自动出现项目符，这种情况可以理解为自动更正，认为不适当就立即将其【撤销】。
(4) 拼写检查
在编辑Word文档时，拼写检查会自动运行，并对文档中的拼写错误处用红绿色波浪划线标示。通过【文件】-【选项】-【校对】（旧版用【工具】-【拼写和语法】或【常用】工具条中【拼写和语法】按钮）设置拼写与语法检查规则、字典等。
拼写检查是基于字典完成的，Word软件提供的固定字典中包含了大多数单词，为了使Word认识更多的特殊词汇而减少检查错判，可在【校对】-【自定义字典】对话框创建、编辑、导入、打开字典。Word缺省打开自定义字典为【Custom】，此字典最开始使用时内容为空的，路径为C:\Users\Administrator\ AppData\Roaming\Microsoft\UProof (旧版Windows\Application Data\Microsoft\Proof)\Custom记事本文件中查看。在拼写检查过程中，可按右键将查得的陌生单词直接添加到【自定义字典】。
(5) 自动图文集
把一些常用的Word文档对象保存下来供随时调用，最好的办法是使用【自动图文集】。
选中文档对象后可用【插入】-【文档部件】-【自动图文集】可【将所选内容保存到自动图文集库】，也可用【插入】-【文档部件】-【将所选内容保存到文档部件库】。前者自动图文出现在【自动图文集】列表中，后者自动图文出现在【文档部件】列表中。
在建立自动图文时，注意编辑与牢记自动图文的【名称】，这样在插入该自动图文时可直接在文档中输入“名称”的全部或部分后按功能键F3或组合键【Ctrl+Alt+V】，避免鼠标操作。
在【自动图文集】的自动图文列表使用右键，可以选择自动图文的插入位置，自动图文的【编辑属性】，自动图文集的【整理与删除】。

QQ技术支持交流群：621250505